事務作業、まだ手動でやっていますか？月額2,900円で「優秀なAI秘書」を雇う方法

受験コーチング協会代表の鈴木詩織です。

先生方は普段、こんなことで困っていませんか？

丁寧に対応したいけれど、時間にもパソコンの容量にも限りがある。

そんなジレンマを感じている方は多いのではないでしょうか。

今日は、そんなお悩みを解決するために、私が実際に使っている「Googleの有料プラン（Google One AI プレミアム）」を活用して、事務作業を劇的に効率化する方法をお伝えします。

意思決定の疲れを減らす「ウィルパワー」の話

具体的な方法の前に、なぜ自動化が必要なのか、心理学の視点からお話しします。

人間には「ウィルパワー（意志力）」という、決断を下すためのエネルギーのタンクがあります。

実はこのタンク、朝起きた時が満タンで、小さな決断をするたびに減っていくんです。

「このメールの返信、どう書こうかな…」
「あの過去問データ、どこに保存したっけ…」

こうした小さな迷いの積み重ねが、夕方の授業の時間には「指導者のガス欠」を招いてしまいます。
だからこそ、「迷う時間」をAIやツールで減らすことが、指導の質を保つために重要なんです。

私が契約している「Google One AI プレミアム」とは？

皆さんは無料のGoogleアカウントを使っている方が多いと思いますが、私は「Google One AI プレミアム（2TB）」というプランを使っています。

月額2,900円です。

「えっ、毎月3,000円近くも払うの？」と驚かれたかもしれません。 でも、これからお話しする機能を「秘書を一人雇う代わり」と考えれば、破格の安さなんです。

このプランには、塾経営者にとって革命的とも言えるメリットがあります。

メリット1：Googleドライブ内の資料とAIが「直結」する

これが最大のメリットです。
このプランにすると、Googleの最上位AIモデルである「Gemini Advanced（ジェミニ・アドバンスド）」が使えるようになります。

無料版と何が違うかというと、賢さはもちろんですが、「Googleドライブの中身を直接見に行ける」という点が決定的に違います。

例えば、ドライブ内に保存してある「〇〇中学過去問.pdf」や「生徒面談記録.docx」などの大量のファイルを、Geminiと接続させることができます。

（※注）個人情報や機密情報をアップロードする時は、共有設定を「リンクを知っている全員」にしない、「2段階認証」を設定するようにしましょう

そうすると、 「ドライブにある『2024年度指導要領』のファイルをもとに、来月の授業計画案を作って」 といった指示が可能になるんです。いちいちファイルをコピーして貼り付ける必要はありません。AIがあなたの書庫から勝手に資料を探して、仕事をしてくれるのです。

メリット2：メール返信の半自動化（Gmail連携）

Gmailの中で、Geminiが直接使えるようになります。

例えば、保護者から「来週の授業を振り替えたいのですが…」というメールが届いた時。
「カレンダーの空き状況を確認して、振替候補を3つ提案する返信文を書いて」 と指示するだけで、AIがスケジュールを確認し、丁寧なメールの下書きを一瞬で作成してくれます。

あなたは内容をサッと確認して、「送信」ボタンを押すだけ。
これなら、授業の合間の5分休みでも対応できます。

メリット3：NotebookLMもフル活用できる

前回少しご紹介した「NotebookLM」も、このプランの広大な容量（2TB）と組み合わせることで真価を発揮します。

大量の参考書PDFや論文データをドライブに保存し、それをNotebookLMに読み込ませれば、「自分専用の最強の参考書AI」が出来上がります。 有料版のGeminiと連携させることで、より高度な分析や教材作成が可能になります。

コラム：スキャンが大変な場合は

大量の書類・書籍をスキャンしてPDF化してくれるサービスもあります。

https://www.s-s-sendai.info

※複数の著者・出版社はスキャンを禁止しています。詳しくはサイトの注意事項をお読みください

メリット4：家族やスタッフと共有できる「2TB」

もちろん、容量も2TB（無料版の約133倍！）になります。 動画も教材も保存し放題。
しかも、「最大5人のユーザーとストレージを共有可能」です。
ご家族やスタッフと一緒にこの2TBを分け合えば、一人当たりのコストは数百円。
そう考えると、決して高い投資ではありません。

最後に

私たち個人事業主にとって、時間は最も貴重な資源です。
月額2,900円で、自分の資料を熟知した「AI秘書」と「巨大なデジタル倉庫」が手に入るとしたら、それは未来への賢い投資だと思いませんか？

「でも、具体的にどうやってドライブとAIを接続するの？」
「設定が難しそう…」

そう思った方もいらっしゃるかもしれません。
詳しい接続方法や、便利な使い方の手順については、今後のブログでじっくり解説しますね。

まずは「そんなことができるんだ！」というワクワク感を持ち帰っていただけたら嬉しいです。

【無料メールマガジン】AI活用の「具体的な手順」も配信します

今回ご紹介した「GoogleドライブとAIの接続方法」や、さらに便利な活用テクニックについては、今後のメールマガジンでも詳しく解説していく予定です。

受験コーチング協会では、こうした「業務効率化のヒント」に加え、「子供のやる気を引き出すコーチング技術」を、塾講師・家庭教師・保護者様に向けて配信しています。

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